Al hilo de alguna pregunta que he visto en este foro , necesito aclarar quién está obligado a pagar los gastos que reporte el cumplimiento de la LOPD: el administrador profesional de la Comunidad de Propietarios o ésta última.

Sra. Justa Valcarce sé que es Vd. experta en éstos asuntos, por lo que le rogaría me diera su opinión al respecto.
Muchas gracias

Hola Maine
Te comento lo que sé.
Según el artículo 3d de la LOPD se define como responsable del fichero a la "persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento"
La responsabilidad del fichero recae sobre la propia Comunidad quien resolverá a través de sus Órganos de Gobierno o a través de la Junta sobre las cuestiones relacionadas con el mismo.
El administrador y secretario, en su caso, no podrá utilizar los datos que conozca, como órgano de gobierno y en el ejercicio de sus funciones, para un fin distinto del derivado de la gestión que le sea encomendada. El administrador, por tanto, es un mero usuario del fichero, un mero encargado del tratamiento que limitará su actividad a la custodia de los datos sien do necesario el cumplimiento del artículo 12 de la LOPD:
"no se considerará comunicación de datos el acceso de un tercero a los datos cuando dicho acceso sea necesario para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento"
El artículo 12.4 dice:
"en el caso que el encargado de tratamiento destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato, será considerado, también, responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente"

Los gastos, por tanto, los deberá pagar la Comunidad puesto que ésta es la responsable del fichero y la que decide sobre su finalidad, contenido y uso del tratamiento.
Salvo mejor opinión
En http://delitosinformaticos.com/protecciondatos/comunidadpropietarios.shtml
puedes leer un artículo del abogado Efrén Santos Pascual titulado PROTECCION DE DATOS EN LAS COMUNIDADES DE PROPIETARIOS con el cual puedes completar la información.

Espero que te sea útil para tu duda. Saludos

Yo también le rogaría a Justa que, por favor, nos de su opinión al respecto.
Saludos muy cordiales, Justa.

De verdad que es importante saber la respuesta.

El año pasado nuestra comunidad pagó por este concepto 200 €, dinero que me parece tirado a la basura : para mí esto es una nueva manera de sacarle las perras a la gente y además tengo la sospecha que en realidad el que tenía que haber pagado es el administrador profesional de la finca y no la C.P.

El titular del fichero es la comunidad de propietarios, y es esta quien debe registrarlo. El administrador es un tercero o un encargado del tratamiento.

Otra cuestión es que el administrador cobre unos honorarios por la gestión de inscripción de ficheros de la comunidad.

¿De qué gastos estás hablando Maine?.
Gastos de creación de una base de datos.
Gastos de inscripción.
Gastos de mantenimiento.
¿Otros gastos?

¿De qué gastos estás hablando?

Emani:
Me refiero a TODOS los gastos que se deriven del cumplimiento de esta ley.
¿ Quién está obligado a pagarlos?

Si es tan general, tiene que pagar la Comunidad como bien te ha explicado Black Bess.

Según he leído, registrar un fichero de datos de carácter personal en la AGPD es gratuito. A través de la web de la Agencia Española de Protección de Datos
https: //www.agpd.es/idex.php?idSección=292
Obteniendo el programa de generación de notificaciones y siguiendo las instrucciones.
Estos trámites los pueden realizar empresas que realizan los trámites pero cobran por ello. El coste de estas gestiones sí corre a cargo de la Comunidad.

Se adapta a una comunidad a través de una auditoría específica en protección de datos que incluye:
- Documento Legal donde se reflejen deficiencias y recomendaciones en materia de protección de datos.
- Documento de Seguridad donde se incluyen la política de privacidad de la comunidad y las medidas técnicas implantadas para cumplir con la normativa.
- Funciones y obligaciones del personal que trata los datos.
- Notificación de ficheros ante la APD.
- Elaboración de claúsulas u otros documentos necesarios para cumplir la normativa.
El precio depende de la empresa que se contrata para auditar a la comunidad, pero podría ser a partir de 600 euros y también de cada comunidad según los datos que ésta posea.

Gracias a la consulta de Maine he buscado información sobre este tema y me ha sorprendido lo siguiente:
Todos los ficheros de datos deben estar registrados.
El responsable de que se haga es el Presidente de la Finca y el profesional custodiarlos y recordar la obligación a la comunidad que administra.
Tal obligación deriva de la Ley 15/99 de protección de datos.
La notificación se inscribe en el Registro General de Protección de Datos. SI ESTAN EN SOPORTE INFORMÁTICO EL PLAZO PARA NOTIFICARLOS ACABÓ EL 14 DE ENERO DE 2003 y para los que están en SOPORTE PAPEL EL PLAZO SE PROLONGA HASTA OCTUBRE DE 2007.

No inscribirlo puede suponer sanciones leves o graves.

Saludos al foro

Black Bess:
Agradezco mucho tu aportación;
Mucho gracias por tu esfuerzo

Muchas más gracios a ti ya que si no haces la pregunto ni me entero de todo este tinglado del registro de ficheras en la AGPD.
Saludos Maine

La Comunidad de Propietarios debe declarar los ficheros que contiene datos personales ante el Registro General de Protección de Datos. Dichos ficheros se denominan “comuneros”, “contabilidad”, “grabaciones de seguridad”, “personal y nóminas” y “recibos bancarios

Los gastos los pagará la Comunidad puesto que ésta es la responsable del fichero y la que decide sobre su finalidad, contenido y uso del tratamiento, cuando se hace la protección de datos para enviar los ficheros se deberá incluir el nombre y apellido con el DNI de las personas que manejen esos ficheros y el puesto de trabajo que desempeñan, asi como la persona que es responsable de esos ficheros, la descripción del equipo informatico
y la persona responsable de su mantenimiento. SI existe conexión a internet, si se tiene antivirus, y cortafuegos, descripción detallada de la estructura del fichero o base de datos. Clave de acceso con contraseñas y cambiar la clave si se tuviese indicios de que la misma pudiera ser conocida por terceras personas que no esten autorizadas.
Se tendra que dar de alta y de baja los soportes informaticos cuando se adquiera uno nuevo o se de de baja alguno
Cuando un soporte salga fuera de los locales donde esten ubicados los ficheros debera ser autorizado por el responsable del fichero, el cual mantendrá un LIBRO de registro de salidas de soportes
El libro contrenta fecha y hora de salida
Tipo de soporte y numero
fichero de donde proceden los datos y fecha de creación.
la finalidad y el destino asi como el destinatario
y la forma de envio con la correspondientes precuaciones para el transporte
y la firma de la persona que se autoriza a retirar el fichero y la firma del que lo autoriza

Hola Justa:
No tengo ni idea si en mi Comunidad se han inscrito o no dichos ficheros. Supongo que este tema es asunto del presidente y del administrador pero se asusta una al leer que el no hacerlo puede suponer sanciones leves o graves.
También parece un poco peligroso, por lo que entiendo, que hay cierto riesgo al ser enviado por Internet si no se toman las medidas adecuadas.
(Cambios de claves, contraseñas,... esto no es tema para un Presidente novato)
Y estando en soporte papel para lo cual el plazo se prolonga hasta octubre de 2007, ¿cómo se envía, inscribe, etc?
A mi me da un poco de miedo de llamar al presidente para preguntarle si todo esto está hecho más que nada porque me espero su respuesta: "A mi déjame de líos, llama al administrador"
Pero es que el administrador, no contesta. Estará enfermo o es que no me quiere contestar a mi.
Otra pregunta, Justa (igual estoy abusando de tu retorno)
Todos sabemos que aunque sea obligatorio inscribir los ficheros, la mayoría de las comunidades no lo habrán hecho; casi todas por desconocimiento. Es imposible estar al día de todos los Reglamentos, Ordenananzas,... que van saliendo y son de aplicación a las Comunidades de Propietarios. La verdad, es que te entra agobio solo de pensarlo.
La pregunta;
¿De quién sería la responsabilidad si pasado el plazo de inscripción, ésta no se ha realizado?
¿Del presidente, del administrador-secretario, o de la Comunidad de propietarios?
Gracias de nuevo

Si alguno tiene interés cuelgo una dirección de un artículo sobre la LOPD:
http://noticias.juridicas.com/areas_virtual/Articulos/15-Derecho Administrativo/200512-13589301010533330.html

Este ya lo puse sobre la LPH:
http://noticias.juridicas.com/areas_virtual/Articulos/45-Derecho Civil/200602-25579211064320.html

Y otro sobre LOPD:
http://noticias.juridicas.com/external/nj_thursday/200602-3561222732142987.html

¿Quién paga la inscripción? Pasa igual que con una declaración de hacienda. Puedes hacerla tú mismo, y entonces es gratis. Si te la hace tu asesor fiscal, te cobrará. Lo mismo el administrador.

¿de quién es la responsabilidad si la Comnunidad no ha inscrito el fichero?. De la Comunidad. Si el administrador no ha asesorado convenientemente, ni ha informado a la Comunidad de esta obligación, la Comunidad podrá reptir contra él. LA comunidad son TODOS los comuneros, no solo el presidente.

Para : Scarlett

Dices que del presidente ya esperas su respuesta, y que el administrador no te contesta. Lo del presidente lo puedo entender, habida cuenta que tenéis pagando a un profesional, pero lo que no logro entender es que estéis pagando a un parásito.
Lo de parásito está dicho en sentido metafórico.

Si una comunidad no inscribe el fichero y se le pasa el plazo. Lo más seguro que sea porque no tenían ni idea. Si como consecuencia de esto se les "planta" una sanción, económicamente hablando, sustanciosa, ¿cómo se repite contra el administrador profesional que no ha informado y/o asesorado convenientemente?
Bastantes veces he preguntado yo cuáles son las funciones que corresponden al administrador y se me ha remitido al art. 20.º de la LPH y ahora te pregunto: ¿en cuál de los apartados se menciona el asesoramiento? Que yo sepa en ninguno.
Conclusión : ¿QUÉ ALEGAS PARA REPETIR CONTRA EL ADMINISTRADOR?

Y es que yo muchas veces me he preguntado si cuando se redactó esta ley y se enumeraron las funciones que correspondían al administrador, se estaba pensando en un administrador, propietario, igual que lo fuera el presidente o el secretario o se estaba pensando en administradores de fincas profesionales.
Estamos hablando de una ley que se elaboró en el 60 y posteriormente estos puntos ni se han tocado.
Con todo lo que ha evolucionado la forma de gestionar las comunidades y todas las ordenanzas y reglamentos que les son de aplicación, si una de las funciones básicas que necesitan las comunidades, que es la de asesoramiento no figura expresamente en la ley, es que la ley no ha evolucionado al mismo ritmo que lo anterior.
Ya sé que se me dirá que en el punto f) "Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta" se puede agregar esta función y otras más, pero, esto exige un contrato previo, donde figuren todas las demás atribuciones.
¿Y qué comunidad en el momento de constituirse tiene idea de todo esto y menos todavía si el administrador no dice nada ?

Saludos

Yo creo que más que el punto f) debe ser al a)

a) Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y HACER A ESTOS EFECTOS LAS OPORTUNAS ADVERTENCIAS y APERCIBIMIENTO a los titulares.

Advertir de algo y apercibir a la comunidad sobre unas consecuncias, las entiendo como asesorar ya que debe saber de lo que habla o dice.

Luis 25
No creo que asesorar sobre ficheros o leyes tenga algo que ver con hacer apercibimientos y advertencias sobre las instalaciones y servicios.
Porque velar es vigilar, más o menos, para que todo funcione correctamente y esté en perfecto estado. Y si algún titular se pasa, por ejemplo intentando manipular una instalación para lo cual no está autorizado, apercibirlo. ¿O no?

También entiendo que puede ser aplicable lo de Velar por el buen régimen de la casa. Si tienes que velar por su régimen, debo entender que debe en todo momento advertir de posibles consecunecias como resultado de una omisión (si una comunidad no inscribe el fichero y se le pasa el plazo).

Régimen= sistema, política, reglamento, ordenanza, estado, norma, constitución.

Vale, Luis 25, con lo del régimen me has convencido porque implica, entiendo, velar porque se cumplan las reglas (pueden ser estatutos u otros reglamentos de aplicación a la comunidad) Entonces ¿se podría repetir contra el administrador? ¿Cómo?

En las administraciones que conozco ( algunas como S.L.),los administradores (que llevan varias comunidades), nunca han dicho nada al respecto, pero como responsables de las bases de datos han asumido los costos derivados de las bases.
Las comunidades ni los saben.

Iris
¿Quieres decir que se hayan registrado aunque las comunidades no lo sepan?. ¡Ah! pues si es así, perfecto.
¿Es fácil de comprobar no?

Proliferan las "Administraciones de Fincas S.L." en que se incluyen administradores colegiados y algunas llevan hasta 30 o 40 comunidades.
Han asumido su responsabilidad como gestores de bases de datos y en las Comunidades ni se ha mencionado el asunto. Comprobado.